П Р И К А З
КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(РОСКОМАРХИВ)
от 29 июня 1992 г. N 151
г. Москва
О ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
МИНИСТЕРСТВА, ВЕДОМСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации
28 июля 1992 г. Регистрационный N 19
В целях совершенствования организации ведомственного хранения
документов и архивных служб министерств, ведомств Российской
Федерации П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить и ввести в действие Примерное положение о
Центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации
(прилагается).
2. Рекомендовать министерствам и ведомствам Российской
Федерации разработать на основе Примерного положения индивидуальные
положения о центральных архивах и ввести в действие по согласованию
с Роскомархивом.
3. Отделу ведомственных архивов и делопроизводства
Роскомархива (Еремченко В.А.) совместно с федеральными архивами
оказать министерствам и ведомствам Российской Федерации необходимую
методическую помощь в подготовке индивидуальных положений о
центральных архивах, провести работу по их согласованию с
Роскомархивом.
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
начальника отдела ведомственных архивов и делопроизводства
Роскомархива Еремченко В.А.
Председатель Комитета Р.Г.Пихоя
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА И ВЕДОМСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Утверждено приказом Комитета по делам архивов
при Правительстве Российской Федерации
от 29 июня 1992 г. N 151
1. Общие положения
1.1. Документы министерств, ведомств Российской Федерации*,
входящих в их состав комитетов и департаментов, а также
подведомственных им государственных учреждений, организаций и
предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное,
экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного
фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и
подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской
Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы
временно, в пределах, установленных законодательством об Архивном
фонде РФ и архивах, хранятся в министерствах, ведомствах,
комитетах, департаментах, учреждениях, организациях и на
предприятиях.
1.2. Министерства, ведомства, а также входящие в их состав
комитеты и департаменты обеспечивают сохранность, учет, отбор,
упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ,
образующихся в их деятельности, и оказывают подведомственным им
учреждениям и предприятиям необходимую организационно-методическую
помощь в решении этих вопросов. В соответствии с правилами,
устанавливаемыми Государственной архивной службой РФ, обеспечивают
своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и
передачей архивных документов, производятся силами и за счет
министерств и ведомств, а также комитетов и департаментов, входящих
в их состав.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные
лица министерств и ведомств, входящих в их состав комитетов и
департаментов несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
1.3. В министерствах и ведомствах для хранения документов
Архивного фонда РФ и законченных делопроизводством документов
практического назначения, их отбора, учета, использования и
подготовки к передаче на государственное хранение создается
Центральный архив. В комитетах и департаментах, вошедших в состав
министерства, ведомства, могут создаваться самостоятельные архивы,
в организационно-методическом плане подчиненные Центральному архиву
министерства, ведомства**.
1.4. Центральный архив создается как самостоятельное
структурное подразделение либо входит в состав управления делами
или другого аналогичного структурного подразделения на правах
отдела.
1.5. В своей работе Центральны и архив руководствуется
законодательством Российской Федерации, приказами, указаниями,
инструкциями министерства, ведомства, правилами и другими
нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при
Правительстве РФ, соответствующего федерального государственного
архива РФ и Положением о Центральном архиве.
1.6. Положение о Центральном архиве разрабатывается на
основании Примерного положения и утверждается руководством
министерства, ведомства по согласованию с Роскомархивом.
Положения об архивах комитетов и департаментов в составе
министерства, ведомства разрабатываются на основе Примерного
положения об архиве учреждения, организации, предприятия и
утверждаются руководством комитета, департаменте по согласованию с
Центральным архивом министерства, ведомства и соответствующим
Федеральным государственным архивом РФ.
1.7. Центральный архив работает по планам, утвержденным
руководством министерства, ведомства или управления делами, и
отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью Центрального архива
осуществляет руководство министерства, ведомства либо руководство
управления делами.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью
Центрального архива осуществляет Роскомархив или по его поручению
соответствующий Федеральный государственный архив РФ.
____________
* Далее - министерства, ведомства.
** Далее - Центральный архив.
2. Состав документов
Центральный архив хранит:
2.1. законченные делопроизводством центрального аппарата
министерства, ведомства документы постоянного хранения, имеющие
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и
политическое значение;
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности министерства, ведомства;
документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу
учреждений - предшественников министерства, ведомства;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных учреждений, организаций, непосредственно
подчиненных министерству, ведомству, не имеющих правопреемника;
2.4. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированного министерства, ведомства СССР, РСФСР, по отношению
к которому данное министерство, ведомство РФ является в
установленном порядке правопреемником*;
2.6. документы личного происхождения видных деятелей отрасли,
поступившие в архив;
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
РФ, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для
практической работы министерства, ведомства;
2.8. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами Центрального архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание
научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в
архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов
Центрального архива на государственное хранение с соблюдением
правил, устанавливаемых Комитетом по делам архивов при
Правительстве РФ;
3.1.4. методическое руководство работой архивов комитетов или
департаментов в составе министерства, ведомства, других архивов
системы министерств, ведомств, в т. ч. научно-технических;
3.1.5. осуществление контроля за формированием дел в
делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата
министерства, ведомства;
3.1.6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами
Центральный архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает совместно с архивами комитетов или
департаментов и согласовывает с соответствующим Федеральным
государственным архивом РФ графики представления описей на
рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего
Федерального государственного архива РФ и передачи документов
Центрального архива на государственное хранение;
3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном
порядке, принимает документы структурных подразделений
министерства, ведомства, обработанные в соответствии с
требованиями, установленными государственной архивной службой РФ,
не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
3.2.3. осуществляет учет (в т. ч. сводный по министерству,
ведомству) и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение
дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку
наличия дел в архиве;
3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и
документов;
3.2.5. организует работу по созданию и хранению страхового
фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;
3.2.6. составляет и представляет не позднее чем через 4 года
после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей
дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной службы
министерства, ведомства и экспертно-проверочной комиссии
соответствующего федерального государственного архива РФ;
____________
* По решению министерства, ведомства эти документы могут
храниться как в Центральном архиве министерства, ведомства, так и в
архивах соответствующих комитетов или департаментов.
3.2.7. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам на
уровне требований, обеспечивающих его преемственность с
научно-справочным аппаратом соответствующего федерального
государственного архива РФ;
3.2.8. организует использование документов:
информирует руководство и работников министерства, ведомства о
составе и содержании документов Центрального архива, по поручению
руководства министерства, ведомства осуществляет выявление
документов;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования, для работы
в читальном зале;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового
характера, в установленном порядке выдает копии документов и
архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по
вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения
архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, представляет на рассмотрение экспертной службы
министерства, ведомства описи на дела, подлежащие хранению, и акты
на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их
хранения; участвует в работе экспертных служб комитетов или
департаментов, вошедших в состав министерства, ведомства;
3.2.10. оказывает методическую помощь в организации и
проведении экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях, комитетах или департаментах министерства,
ведомства;
3.2.11. готовит заключения на документы, представляемые на
рассмотрение экспертной службы министерства, ведомства и
экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального
государственного архива РФ;
3.2.12. оказывает структурным подразделениям методическую
помощь в составлении номенклатур дел, службе делопроизводства - в
составлении сводной номенклатуры дел центрального аппарата
министерства, ведомства; контролирует правильность формирования и
оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных
подразделениях министерства, ведомства, а также подготовку дел к
передаче в соответствующий федеральный государственный архив;
3.2.13. участвует в разработке нормативно-методических
документов (инструкций, рекомендаций, положений и т. п.) по
архивному делу и организации документов в делопроизводстве в
системе министерства, ведомства;
3.2.14. участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников архива и службы делопроизводства
министерства, ведомства, его комитетов или департаментов и
учреждений его системы;
3.2.15. проводит мероприятия (совещания, семинары и т. д.) по
внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и
делопроизводству в структурных подразделениях министерства,
ведомства, комитетами или департаментах и других учреждениях его
системы;
3.2.16. осуществляет проверки деятельности архивов (в том
числе научно-технических) в учреждениях системы. Обобщает опыт
работы ведомственной архивной службы;
3.2.17. оказывает методическую помощь в работе объединенным и
межведомственным архивам, хранящим документы учреждений системы
министерства, ведомства;
3.2.18. подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в соответствующий федеральный государственный архив РФ
документы Архивного фонда РФ и страховые копии особо ценных дел и
документов;
3.2.19. ежегодно представляет в соответствующий федеральный
государственный архив РФ сведения о составе и объеме документов по
установленной форме.
4. Права
Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив
имеет право:
4.1. представлять руководству министерства, ведомства в
установленном порядке предложения к планам мероприятий по
совершенствованию архивного дела в системе министерства, ведомства;
4.2. контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях, комитетах и департаментах
министерства, ведомства и в учреждениях системы;
4.3. давать в установленном порядке указания структурным
подразделениям министерства, ведомства, комитетам, департаментам и
учреждениям системы по вопросам, входящим в компетенцию
Центрального архива;
4.4. запрашивать от структурных подразделений министерства,
ведомства, комитетов и департаментов, а также учреждений системы
сведения, необходимые для работы архива;
4.5. рассматривать и согласовывать нормативные и методические
документы по вопросам организации архивного дела в системе.
5. Штаты
5.1. Штаты Центрального архива утверждаются руководством
министерства, ведомства с учетом обеспечения выполнения всех
возложенных на архив задач и функций.
5.2. Центральный архив возглавляет заведующий (начальник).
Заведующий (начальник) назначается и освобождается от должности
руководством министерства, ведомства в установленном порядке.
6. Ответственность
6.1. Заведующий (начальник) несет ответственность за
выполнение возложенных на архив задач и обязанностей.
6.2. Обязанности и ответственность работников Центрального
архива министерства, ведомства определяются должностными
инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
