О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА И
ПЕРЕДАЧИ В ГОСАРХИВЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Письмо Росархива России от 16.08.95 N 9/827-П
Государственная архивная служба России в 1994 г. провела
анализ организации, отбора и передачи в государственные архивы
научно-технической документации, образующейся в деятельности
научно-исследовательских, проектно-конструкторских, других ор-
ганизаций и входящей в состав Архивного фонда Российской Феде-
рации.
В этой области выявлены серьезные недостатки, которые не
только препятствуют эффективному использованию документов, но
и могут нанести невосполнимый ущерб научно-техническому и
культурному потенциалу страны.
По состоянию на 01.01.95 г. в 3433 научно-исследова-
тельских, проектно-конструкторских и других организациях, яв-
ляющихся источниками комплектования государственных архивов,
сконцентрировано более 135,4 млн. единиц хранения за период с
1918 г. по настоящее время включительно.
Однако, половина организаций государственного сектора
экономики фактически прекратила работу по отбору и передаче
научно-технической документации в государственные архивы, осо-
бенно организации, относящиеся к федеральной собственности.
Плохо выполняется работа по обработке и описанию науч-
но-технической документации. Фактически не упорядочена и не
обработана научно-техническая документация в отраслях
транспорта и связи, лесной и деревообрабатывающей промышлен-
ности, на предприятиях военно-промышленного комплекса. Слабо
ведется эта работа в отраслях машиностроения и металлообработ-
ки (из 8,6 млн. ед. хр. описано 15,2 тыс. или 0,1%); хими-
ческой и нефтехимической промышленности (из 3,1 млн. ед. хр.
описано 69,5 тыс. единиц или 2,2%).
Аналогичная ситуация с упорядочением научно-технической
документации и в субъектах Российской Федерации. Например, в
Республике Башкортостан из 1,2 млн. ед. хр. упорядочено только
8,7 тыс. или 0,7%. В Нижегородской области 0,07%; в Тамбовской
0,08%; в Ульяновской области 0,008%.
От общего объема научно-технической документации, храня-
щейся в организациях, в настоящее время упорядочено и подлежит
передаче на государственное хранение только 324,1 тыс. единиц
хранения или 0,2%.
Однако, даже эти незначительные объемы упорядоченных до-
кументов организации и учреждения отказываются передавать в
государственные архивы. Например, не передают документы в спе-
циализированный Российский научно-технический центр косми-
ческой документации (РНИЦКД); Ракетно-космическая корпорация
им.С.П.Королева "Энергия", "КБ общего машиностроения"; в
Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) и
его филиал; "Гипронефть", "ССКТБ", "МСКБ автоматических линий
и автоматических станков", "ВНИПэлектроуголь" и многие другие.
Такое же положение наблюдается в регионах Российской Фе-
дерации. Отказываются передавать научно-техническую документа-
цию в Санкт-Петербурге; "УГИОП", "ГОСНИОРХ", в Волгоградской
области институты "Волгоградгражданпроект", "ГПКИ АСУ"; в
Ярославской "НИИТТ", "Ярославльагропромпроект"; в Кировской -
НПО "Луч", "Волговятгипромаз", в Курской - "Курскгражданпро-
ект", в Брянской - "Брянский институт транспортного машиност-
роения", "Брянский технологический институт" и т.д.
В результате, за последние три года имеет место резкое
снижение приема научно-технической документации на госу-
дарственное хранение. В ведомствах скопилось уже 14,0 млн.
единиц хранения сверх установленного Положением об Архивном
фонде Российской Федерации срока подлежащих экспертизе и пере-
даче в государственные архивы. Наибольшие их объемы сосредото-
чены в таких укрупненных отраслях экономики как химия и нефте-
химия - 1,2 млн. ед. хр.; машиностроение и металлообработка -
1,1 млн. ед. хр.; топливная промышленность - 215,7 тыс. ед.
хр.; в отраслевых системах Роскоммаша - 367,7 тыс. ед. хр.;
Роскомметаллургии - 360,6 тыс. ед. хр.; Роскомнефтепрома -
273,9 тыс. ед. хр., Минтолэнерго - 198,9 тыс. ед. хр., Госко-
моборонпрома - 89,8 тыс. ед. хр.
В субъектах Федерации наибольшие объемы научно-техни-
ческой документации, хранящейся сверх срока в архивах органи-
заций, имеют: Свердловская - 18,2 тыс. ед. хр., Кировская 12,1
тыс. ед. хр., Воронежская - 10,8 тыс. ед. хр. и другие области.
Концентрация значительных объемов научно-технической до-
кументации на уровне ее ведомственного хранения сопровождается
такими негативными факторами, как сокращение штатной числен-
ности архивных работников в службах научно-технической доку-
ментации; возложение выполнения архивных функций на лиц, не
имеющих соответствующей профессиональной подготовки; передача
части архивных помещений коммерческим структурам и рассредото-
чением архивных документов по структурным и иным подразделени-
ям; урезанием архивных помещений.
Так, за период с 1991 по 1994 г. количество штатной
численности архивных работников по Российской Федерации сокра-
тилось на 20%. В частности, в институте "Оргэнергострой",
вместо 3 штатных сотрудников остался 1; в институте ВНИИАМ
вместо 4 штатных сотрудников также остался 1 сотрудник; в
институте Гипросвязь вместо 5 штатных сотрудников - осталось
3. За этот же период на 8% сократились помещения для хранения
научно-технической документации в организациях и учреждениях.
Переданы помещения под аренду коммерческим структурам в "НИИ
кожевно-обувной промышленности", "ВНИИ атомного машинострое-
ния", "ГИПРОцветметобработке", "ПКТИ мебели", "Гипрокино",
"МОКБ металлургических станков", "ВНИИпромсырье".
Особенно тревожная ситуация с документами сложилась в ак-
ционированных, приватизированных организациях, изменивших фор-
му собственности. При ликвидации организаций и создании на их
базе акционерных обществ и других организаций с негосу-
дарственной формой собственности, часто, не проводится инвен-
таризация научно-технической документации. В состав комиссий
по передаче имущества и средств не включаются представители
государственной архивной службы. Не предусмотрен порядок изве-
щения архивных органов о предстоящей приватизации организа-
ций-источников комплектования государственных архивов, об их
ликвидации или банкротстве. Приватизированные и акционирован-
ные организации рассматривают научно-техническую документацию
как свою собственность и отказываются передавать ее в госу-
дарственные архивы, несмотря на то, что эти документы созданы
еще государственными организациями, и, следовательно, за счет
бюджетного финансирования. Между тем, отказ передавать доку-
менты противоречит Положению об Архивном фонде Российской Фе-
дерации, в котором установлено, что документы государственной
части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат прива-
тизации (пункт 1.1).
Несвоевременная передача научно-технической документации
на хранение в государственные архивы приводит к ее утрате в
ведомствах. За последние годы утрачены в отраслях следующие
объемы научно-технической документации постоянного срока хра-
нения от принятых: в машиностроении и металлообработке - 4722
ед. хр.; в химии и нефтехимии - 1040 ед. хр.; топливной энер-
гетике - 804 ед. хр. Зафиксировано уничтожение научно-техни-
ческой документации, отнесенной к составу Архивного фонда
Российской Федерации во многих организациях. Например, в Моск-
ве уничтожены документы в организациях: ВНИИКАнефтегаз (2016
ед. хр. за 1961-1980 гг.), в филиале института НИКТИД (2000
ед. хр. за 1967-1982 гг.), НИИуглемаш (500 ед. хр. за
1970-1982 гг.), Резинопроект (311 ед. хр. за 1962-1970 гг.).
Много случаев уничтожения научно-технической документации
и в регионах Российской Федерации. Например, в государственном
проектном институте "Мурманскгражданпроект" по указанию за-
местителя директора по хозяйственной части была уничтожена без
извещения государственного архива вся проектная документация,
разработанная до 1960 г.
Государственная архивная служба России, федеральные и
местные государственные архивы принимают меры для улучшения
существующего положения, однако, они не приносят серьезных по-
зитивных изменений в вопросах отбора и передачи научно-техни-
ческой документации на государственное хранение.
В связи с изложенным полагаем, что защита государственных
интересов требует принятия безотлагательных мер по обеспечению
своевременного отбора и передачи научно-технической документа-
ции в государственные архивы.
Конкретные предложения изложены в прилагаемом проекте
Распоряжения Правительства Российской Федерации.
Руководитель службы -
Главный государственный
архивист России Р.Г.Пихоя
Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации
Ю.Ф.Ярову
Уважаемый Юрий Федорович!
В Правительство Российской Федерации обратился Росархив
(Р.Г.Пихоя) с предложением о принятии срочных мер по организа-
ции отбора и передачи научно-технической документации, входя-
щей в состав Архивного фонда Российской Федерации и образую-
щейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проек-
тно-конструкторских и других организаций, на государственное
хранение.
Справочно: анализ, проведенный Росархивом в 1994 г., по-
казал, что в этой сфере имеются серьезные нарушения, которые
не только препятствуют эффективному использованию научно-тех-
нической документации, но и могут нанести невосполнимый ущерб
научно-техническому и культурному потенциалу страны.
Имеются факты того, что несвоевременная передача науч-
но-технической документации на постоянное хранение в госу-
дарственные архивы привела к ее утрате.
Особенно сложная ситуация с документами складывается при
изменении учреждениями, организациями и предприятиями формы
собственности. Приватизированные и акционированные организации
рассматривают научно-техническую документацию как свою
собственность и отказываются передавать ее в государственные
архивы.
Росархивом предлагается в этой связи принять специальное
решение Правительства Российской Федерации (проект распоряже-
ния прилагается), которым возложить на федеральные органы
исполнительной власти организацию упорядочения, отбора и пере-
дачи на постоянное хранение в государственные архивы науч-
но-технической документации, сроки хранения которой в ве-
домствах истекли.
Федеральным органам исполнительной власти субъектов
Российской Федерации рекомендуется осуществлять государствен-
ную регистрацию учредительных документов на приобретение права
юридического лица при наличии в них обязательств, касающихся
обеспечения сохранности научно-технической документации.
Одновременно предлагается приватизированным и акциониро-
ванным организациям, учреждениям и предприятиям организовать
передачу в государственные архивы научно-технической докумен-
тации, созданной за счет бюджетного финансирования.
Проработка Департаментом культуры совместно с Юридическим
управлением указанного проекта показала, что вопросы госу-
дарственной регистрации учредительных документов на приобре-
тение права юридического лица не относятся к компетенции орга-
нов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Пра-
вительство Российской Федерации не уполномочено давать поруче-
ния негосударственным организациям, учреждениям и предприятиям.
Учитывая изложенное, Департамент культуры полагает це-
лесообразным поручить федеральным органам исполнительной
власти и рекомендовать органам исполнительной власти субъектов
Российской Федерации рассмотреть вопросы обеспечения временно-
го хранения, организации отбора и передачи на постоянное хра-
нение в государственные архивы научно-технической документации
в учреждениях, организациях и предприятиях, в порядке, уста-
новленном Росархивом.
Одновременно считаем необходимым поручить Госкомимуществу
России совместно с Росархивом разработать меры, исключающие
нарушение законодательства в области архивного дела в отноше-
нии научно-технической документации при проведении акциониро-
вания и приватизации государственных и муниципальных предприя-
тий, и при необходимости внести предложения.
С Росархивом (В.А.Еремченко) согласовано.
Зам.начальника
Департамента культуры С.Ю.Лимонов