ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ
БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА"
Приказ Министерства культуры РФ от
02.12.98 N 590
1. Утвердить "Инструкцию об учете библиотечного фонда"
(приложение).
2. Управлению библиотек, науки и информатизациии (Кузьмин
Б.И.) направить "Инструкцию об учете библиотечного фонда" в
территориальные органы управления культуры, федеральные библи-
отеки, высшие учебные заведения, готовящие библиотечные кадры,
библиотечные техникумы и в Институт переподготовки работников
искусства, культуры и туризма.
3. Контроль за выполнением приказа возложить на замести-
теля Министра Демина В.П.
Министр В.К.Егоров
Приложение
к приказу Министерства культуры РФ
от 02.12.98 N 590
ИНСТРУКЦИЯ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Настоящая Инструкция обязательна для применения в госу-
дарственных и муниципальных библиотеках Российской Федерации.
Она определяет общие правила учета документов, составляющих
библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры
ее фонда, организационно-технологических особенностей*.
------------------------------
* Входящий вбиблиотечный фонд рукописный фонд учитывается
в соответствии с настоящей Инструкцией и нормальными докумен-
тами Федеральной архивной службы Росии.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Для целей настоящей Инструкции используются следующие по-
нятия:
1.1. Архивный документ - документ, сохраняемый или подле-
жащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно
имеющий ценность для собственника.
1.2. Аудиовизуальный документ (АВД) - документ, содержа-
щий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию,
воспроизводимую с помощью технических средств.
1.3. Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность доку-
ментов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления
во временное пользование читателям и абонентам.
1.4. Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного
фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.
1.5. Выбытие из фонда - движение фонда в связи с исключе-
нием, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списа-
нием документов библиотеки.
1.6. Движение фонда - процесс поступления и выбытия доку-
ментов, отражаемый в библиотечной учетной документации.
1.7. Единица учета фонда - унифицированная единица
исчисления величины и движения фонда.
1.8. Единица хранения фонда - отдельный документ или их
совокупность, утитываемые при хранении как элемент фонда.
1.9. Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме
каждого экземпляра документа или каждого названия документа,
поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
1.10. Исключение документов из фонда - изъятие из библио-
течного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, де-
фектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также ут-
раченных по каким-либо причинам.
1.11. Книжный памятник - редкий или особо ценный доку-
мент, отличающийся выдающимися историческими, научными, худо-
жественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и от-
несенный к фонду редких и ценных документов.
1.12. Переоценочный коэффициент - утвержденный Прави-
тельством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый
при расчетах стоимости библиотечных фондов.
1.13. Перестановка - передача документов в пределах
действующих и резервных фондов одной библиотеки.
1.14. Поступление в фонд - пополнение фонда библиотеки в
результате получения обязательного экземпляра, покупки, под-
писки, дарения, обмена или любого другого способа.
1.15. Проверка фонда - периодический переучет документов
с целью подтверждения их наличия, а также установления их
соответствия учетным документам.
1.16. Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соот-
ветствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с уче-
том экономической ситуации, тенденций спроса и предложения,
конкуренции.
1.17. Система учета документов - организационно упорядо-
ченная совокупность видов, методов и способов учета докумен-
тов, дифференцированных в соответствии с их статусом.
1.18. Суммарный учет - регистрация в учетной форме всех
видов документов партиями с целью получения точных сведений о
величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изме-
нениях (поступлении, перемещении, выбытии).
1.19. Учет библиотечного фонда - комплекс операций,
обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движе-
нии фонда по установленным правилам.
2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1. Учет библиотечного фонда отражает поступление доку-
ментов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного
фонда, его подразделений и служит основой для государственного
статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее
деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за нали-
чием и движением документов.
2.2. К ведению учета предъявляются следующие требования:
- полнота и достоверность учетной информации;
- документированное оформление каждого поступления в фонд
и выбытия из фонда;
- совместимость приемов и форм учета, их надежность в
условиях применения традиционной и автоматизированной техноло-
гии;
- соответствие номенклатуры показателей учета библиотеч-
ного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
2.3. Учет библиотечного фонда включает: прием документов,
их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбы-
тии, а также проверку наличия документов в фонде.
2.4. Учетная информация, представленная как в традицион-
ной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую
силу.
На равных правах используются бланки учетных документов,
изготовленные полиграфическими способами и бланки, распечатан-
ные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при по-
мощи стандартных программных пакетов или индивидуальных прог-
рамм, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиоте-
ке.
2.5. Унификация видов, способов и единиц учета документов
в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относя-
щихся к библиотечному делу, а также требований настоящей
Инструкции, другими нормативными документами по библиотечному
делу.
3. СИСТЕМА УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
3.1. Система учета библиотетчного фонда включает:
- внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечно-
го фонда;
- государственный статистический учет библиотечного фонда
по форме "б-нк",
- особый (специализированный) государственный учет от-
дельных категорий документов:
- книжных памятников;
- архивных документов, находящихся в фондах библиотек.
3.2. Федеральные и региональные библиотеки, формирующие
национальный библиотечно-информационный фонд Российской Феде-
рации на основе бесплатного обязательного экземпляра в соот-
ветствии с Законом Российской Федерации "Об обязательном эк-
земпляре документов" (1994 г.) ведут учет этого фонда в соот-
ветствии с настоящей Инструкцией.
3.3. Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к
книжным памятникам, осуществляется в соответствии с законода-
тельством Российской Федерации об охране и использовании па-
мятников истории и культуры, настоящей Инструкцией и норматив-
ными документами о книжных памятниках Российской Федерации.
3.4. Учет архивных документов, которые постоянно хранятся
в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду Российской
Федерации, регулируется "Основами законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах",
Положением об Архивном фонде Российской Федерации" и настоящей
Инструкцией.
Библиотеки, имеющие в своих фондах документы госу-
дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, учиты-
вают их в соответствии с "Положением об Архивном фонде
Российской Федерации".
4. ОБЪЕКТЫ И ЕДИНИЦЫ УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
4.1. Объектами учета библиотечного фонда являются доку-
менты, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независи-
мо от вида документа и его материальной основы.
Примечание: Не подлежат учету и не включаются в фонд биб-
лиотеки материалы служебного назначения (программные продукты,
являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и
программистов, и материалы, приобретаемые для оформления биб-
лиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектовани-
ем библиотечного фонда).
4.2. В соответствии с ГОСТ7.20-80 "СИБИД. Единицы учета
фондов библиотек и органов научно-технической информации" и
изменениям к нему (Изменение N 1-10 1984), величина и движение
фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.
4.2.1. Основные единицы учета поступлений и выбытия в
библиотечном фонде:
1) название - каждое новое или повторное издание, другой
документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными дан-
ными или другими элементами оформления;
2) экземпляр - каждая отдельная единица документа, вклю-
чаемая в фонд или выбывающая из него.
Общая величина фонда и его подразделений учитывается в
экземплярах; фонда, сформированного из поступлений после вве-
дения в действие ГОСТ7.20-80 - в экземплярах и названиях.
4.2.2. Дополнительные единицы учета фонда:
1) годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) пе-
риодических изданий за год, принимаемая за одну учетную едини-
цу фонда;
2) метрополка - международная единица учета величины фон-
да, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или
другими документами;
3) переплетная единица (подшивка) - совокупность номеров
периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или
скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну
учетную единицу фонда.
4.3. Издания и неопубликованные документы
4.3.1. Основными единицами учета новых поступлений в фонд
изданий и неопубликованных документов являются экземпляр и
название.
4.3.2. Основными единицами учета журналов являются эк-
земпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы
его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия жур-
нала и полноты комплекта.
4.3.3. Основными единицами учета газет являются годовой
комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд,
независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат эк-
земпляр (номер, выпуск) и название газеты.
4.3.4. Единицами учета нотных изданий являются экземпляр
и название. Отдельные партии (голоса), объединенные с партиту-
рой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные
издательской папкой (обложкой) учитываются как один экземпляр
и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (кла-
вир), изданные раздельно, учитываются как два экземпляра. Са-
мостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете
(конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные
названия.
4.4. Аудиовизуальные документы (АВД)
4.4.1. Основными единицами учета фонда АВД являются эк-
земпляр и название. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков
считается диск; магнитных фонограм - катушка, кассета; диа-
фильмов - рулон; комплекта диапозитивов - комплект; кинофиль-
мов - бобина; видеофильмов - кассета.
Величина фонда и поступления (выбытия) АВД учитываются в
экземплярах и названиях.
4.4.2. Отдельно выпущенную грампластинку, компакт-диск
учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом)
грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим названием,
учитывают по количеству дисков и одному названию.
4.4.3. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете)
учитывают как одну катушку (кассету) и одно название.
Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах)
объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек
(кассет) и одному названию.
4.4.4. АВД, являющийся приложением к другим видам доку-
ментов, отдельному учету не подлежит.
Примечание: При затруднительных случаях определения
основного носителя информации и приложения к нему за основной
носитель, подлежащий учету, принимается текстовой документ.
4.5. Микроформы
4.5.1. Единицами учета фонда микроформ являются: для мик-
рофиш - название и афиша, для микрофильмов - рулон.
4.6. Электронные издания
4.6.1. Единицами учета фонда электронных изданий явля-
ются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а так-
же название. Дискета-приложение не учитывается как отдельный
экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в изда-
ние.
5. ПОРЯДОК УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
5.1. Ведение учета библиотечного фонда основано на соче-
тании обязательных и факультативных принципов.
5.1.1. Библиотека обязана:
- осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступаю-
щих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в
установленных единицах учета;
- обеспечивать последовательность применения установлен-
ных единиц учета и не допускать их изменения без принятия но-
вых нормативных документов по учету библиотечных фондов;
- обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в эк-
земплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением га-
зет, журналов, листовых изданий;
- соблюдать преемственность организации учета в целях со-
поставимости учетной информации.
5.1.2. Библиотека имеет право:
- устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус,
особенности организации и структуры фонда, и обеспечивающий
достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требова-
ниям настоящей Инструкции;
- вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах),
книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фон-
да), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распеча-
ток, полученных на копьютере, а также в машинохранимых файлах,
записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечиваю-
щих долговечное хранение и воспроизведение учетной документа-
ции;
- вводить в учетные документы, наряду с обязательным, фа-
культативный набор показателей с учетом специфики конкретной
библиотеки;
- устанавливать сроки содержания и состав документов фон-
да временного хранения (кроме пп. 3.2, 3.3, 3.4).;
- производить оценку стоимости документов, используя пе-
реоценочные коэффициенты, установленные Правительством
Российской Федерации, и рыночные цены;
- вводить количественные и стоимостные нормативы списани
документов, утраченных по неустановленным причинам (недоста-
ча), как в отдельной библиотеке, так и в Централизованной биб-
лиотечной системе (ЦБС); величина и порядок исчисления норма-
тивов утверждается учредителем в соответствии с Уставом или
Положением о библиотеке;
- распоряжаться списанными из фонда библиотеки докумен-
тами кроме случаев, предусмотренных законодательством;
- в соответствии с действующим законодательством опреде-
лять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользо-
вателями фондов библиотеки.
5.2. Ответственность за правильность организации учета
фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соот-
ветствии с должностными обязанностями.
5.3. Контроль за соблюдением норм и требования по учету
библиотечного фонда осуществляет специальное функциональное
подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или
другой коллегиальный орган по фондам при дирекци библиотеки.
5.4. Учредитель, администрация и соответствующие службы
библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета,
организации, хранения и использования фонда.
6. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД
6.1. Учет поступлений документов в фонд осуществляется
дифференцированно, путем их подразделения на документы посто-
янного, длительного и временного хранения.
6.1.1. Учету для постоянного хранения с присвоением ин-
вентарного номера подлежит один экземпляр отечественных доку-
ментов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хра-
нения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимае-
мых на депозитарное хранение документов.
6.1.2. Учету для длительного хранения с присвоением ин-
вентарного номера подлежат документы, предназначенные для
удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского
спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и
других формальных признаков.
6.1.3. Учету для временного хранения (без инвентарных но-
меров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочно-
го значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки че-
рез непродолжительный период времени (кроме пп. 3.2, 3.3,
3.4).
6.2. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркиру-
ются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные зна-
ки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные
требования, которые должны соблюдаться при маркировке докумен-
тов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность мар-
кировочного знака, сохранность текста или другой знаковой ин-
формации.
Примечание: Все виды документов, являющиеся приложением к
основному носителю, маркируются, на них проставляются те же
реквизиты, что и на основном документе.
7. СУММАРНЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Суммарный учет всех видов документов, поступающих
или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по
одному сопроводительному документу (лист государственной ре-
гистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составля-
ется акт приема.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с дан-
ными сопроводительного документа, а также присланных без зака-
за ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику
предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема
партии новых поступлений.
7.2. Формой суммарного учета является книга (журнал,
листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или
машиночитаемом виде.
Независимо от характера материального носителя учетной
формы, сведения о движениях фонда фиксируются в 3-х частях
"Книги суммарного учета библиотечного фонда" или другой форме
суммарного учета:
- часть 1 - "Поступление в фонд";
- часть 2 - "Выбытие из фонда";
- часть 3 - "Итоги движения фонда".
7.3. Сведения о поступающих в библиотечный фонд докумен-
тах фиксируются в первой части "Книги суммарного учета библио-
течного фонда" в показателях: дата и N записи, источник
поступления, N и/или дата сопроводительного документа, коли-
чество поступавших документов (всего, в том числе по видам,
содержанию и языке коренной национальности), стоимость приоб-
ретенных документов.
В "Книге учета библиотечного фонда Централизованной биб-
лиотечной системы (ЦБС)" содержатся сведения о передаче доку-
ментов из отдела комплектования и обработки в структурные под-
разделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из
одних структурных подразделений в другие.
7.4. Сведения о выбывших из библиотеки документах отража-
ются во второй части "Книги суммарного учета библиотечного
фонда" или другой форме суммарного учета с указанием причин
исключения.
Для учета и контроля списанных документов вводятся пока-
затели "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру".
7.5. На основании п.5.1.2. настоящей Инструкции библиоте-
ки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие спе-
цифику конкретной библиотеки.
7.6. Набор показателей, отражающих распределение докумен-
тов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях "Кни-
ги суммарного учета библиотечного фонда" или другой формы сум-
марного учета.
7.7. Итоги движения фонда подводятся в обязательном по-
рядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в биб-
лиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или
за полугодие.
7.8. Отражение отдельных видов документов в "Книге сум-
марного учета" или другой форме суммарного учета.
7.8.1. Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на
машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отра-
жаются в первой части "Книги суммарного учета" с дальнейшей
детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются дан-
ные о выбытии во второй части "Книги суммарного учета библио-
течного фонда". Итоги движения подводятся в третьей части.
7.8.2. Все периодические издания независимо от материаль-
ной основы носителя информации подлежат суммарному учету.
Примечание: Ведение суммарного учета газет в Централизо-
ванных библиотечных системах решается в соответствии с возмож-
ностями и реальной необходимостью такого учета.
Основанием для внесения периодических изданий в "Книгу
суммарного учета библиотечного фонда" является акт, составляе-
мый получателем по мере завершения поступлений периодических
изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета
подведение итогов движения периодических изданий может произ-
водиться за квартал, полугодие или год на основании акта.
8. ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или
каждого названия документа производится с помощью методов ин-
вентаризации с присвоением документу инвентарного номера или
регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера.
Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время
его нахождения в фонде библиотеки.
8.2. Формами индивидуального учета документов являются
книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного ка-
талога), листовая (лист актового учета), регистрационная кар-
точка на определенный вид издания (в том числе электронного
или АВД).
При автоматизированной технологии создаются файлы, содер-
жащие всю необходимую информацию для формирования любой из
форм индивидуального учета.
8.3. Формы индивидуального учета документов в обязатель-
ном порядке должны содержать следующие показатели: дата за-
писи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного
фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, це-
на, отметка о проверке, номер акта выбытия.
В "Примечании" указывается наличие и вид приложения к
основному документу.
8.3.1. Для особо ценных и редких изданий в "Примечании"
указываются особенности экземпляра, определяющие его ценность
(наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от ру-
ки иллюстраций и т.п.) или дефектность (отсутствие нескольких
листов текста, гравюр и т.п.).
8.3.2. Индивидуальный учет изданий, неопубликованных до-
кументов, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в
отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Учет CD-ROM, мультимедиа, дискет ведется в любой из форм
индивидуального учета.
8.3.3. Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных
ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в
библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следу-
ющие сведения:
- дата поступления;
- название программы ЭВМ или базы данных;
- наименование создателя (юридическое или физическое ли-
цо);
- дата создания программы;
- цена приобретения;
- носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).
9. УЧЕТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
9.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об
исключении (см. Приложение 8-10) и отражается в "Книге суммар-
ного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом
акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной
причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость
по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указани-
ем конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открыто-
го доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате
бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановлен-
ным причинам (недостача)*.
----------------------------------------
* Понятия "ветхость", "дефектность", "устарелость", "дуб-
летность", "непрофильность", "утрата" определяются в соот-
ветствии с терминологическими словарными нормами и стандартами
СИБИД.
9.2. Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформ-
ляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из
фонда библиотеки.
В акт могут включаться АВД различного вида, но списывае-
мые по одной причине.
9.3. Для контроля над процессами размагничивания записей
оформляется акт, или делается запись в соответствующем журна-
ле.
9.4. Непригодные для использования и неподдающиеся
реставрации микроформы списываются по причинам:
- некачественного фотографического изображения;
- дефектов микропленки (скручивания и т.п.);
- механических повреждений (разрывы, обломы и т.п.).
9.5. К Акту прилагается список документов, подлежащих
исключению, допускается замена списка книжными формулярами для
документов, не состоящих на бухгалтерском учете.
Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо
списка дается перечень регистрационных номеров, вид списывае-
мых изданий, их количество.
9.6. Акты на списание изданий, утраченных в результате
утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного ха-
рактера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основа-
нии соответствующих документов, подтверждающих утрату (прото-
кол, акт, заключение и т.п.).
Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с
читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в
читательском формуляре напоминания о возврате документов, нап-
равленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма
или открытки с уведомлением, а также справки из адресного сто-
ла, отказ на взыскание по исполнительному листу.
9.7. Документы, принятые от читателей взамен утерянных,
фиксируются в "Тетради учета книг и других документов, приня-
тых от читателей взамен утерянных". На основании сделанных в
ней записей составляются акты на поступление и выбытие, кото-
рые регистрируются в соответствующих частях "Книги суммарного
учета библиотечного фонда".
На прием денег от читателей взамен утерянных книг или
других документов составляется приходный ордер и читателю вы-
дается квитанция.
9.8. Акты на списание документов визируются комиссией по
сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам
при дирекции. Завизированные акте утверждаются директором биб-
лиотеки, заместителем директора или другим уполномоченным на
то лицом, за исключением случаев, регламентированных законода-
тельством.
9.9. Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные,
могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в дру-
гие библиотеки по акту через обменные фонды в библиотеки-депо-
зитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в
библиотеку-получатель.
9.10. Продажа списанных из фондов библиотеки документов
производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а
также Положением или Уставом библиотеки.
Денежные средства за реализованные издания поступают на
счет библиотеки и расходуются в соответствии с "Положением об
основах хозяйственной деятельности и финансирования организа-
ций культуры и искусства" (1995 г.).
9.11. Сведения о выбывших из действующих фондов библиоте-
ки документах регистрируются в соответствующих графах второй
части "Книги суммарного учета библиотечного фонда" или другой
форме суммарного учета. Информация о выбывших документах отра-
жается во всех учетных формах, каталогах, в том числе сводных
и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая
запись в акте на списание.
9.12. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосе-
ребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как сереб-
росодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми
актами о порядке приемки и переработки лома и отходов драго-
ценных металлов.
9.13. Списание документов, состоящих на бухгалтерском
учете, производится с применением переоценочных коэффициентов
или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спор-
ных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других мате-
риалов выносится на обсуждение комиссии по сохранности (или
другого коллективного органа по фондам).
Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты,
установленные Правительством Российской Федерации и рыночные
цены, а также определить другие виды и размеры компенсации
ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.
При утрате или хищении ценных и редких книг для определе-
ния их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей
работе соответствующих экспертов, а также использовать матери-
алы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок.
В этих случаях определение причиненного ущерба предельными ко-
эффициентами кратности не ограничивается.
Решение комиссии об оценке изданий и других материалов
оформляется актом, который служит основным документом, удосто-
веряющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со
стороны дирекции по взысканию с виновного материального ущер-
ба.
10. ПРОВЕРКА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
10.1. В соответствии с Законом Российской Федерации "О
бухгалтерском учете" (1996 г.) обязательная проверка фонда
производится:
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи
документов;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвы-
чайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
- при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
- при реорганизации и ликвидации библиотеки.
10.2. Проверка библиотечных фондов осуществляется в соот-
ветствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации
"Об инвентаризации библиотечных фондов" от 04.11.98 г. N
16-00-16-198 в следующие сроки:
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;
- редчайшие фонды - один раз в 3 года;
- ценные фонды - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в
5 лет;
- фонды библиотек от 100 до 200 тыс.учетных единиц - один
раз в 7 лет;
- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц -
один раз в 10 лет;
- фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно
в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в те-
чение 15 лет.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене ру-
ководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего
библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очеред-
ному сроку.
10.3. Методика проведения проверки фондов в библиотеках
регламентируется инструктивно-методической и технологической
документацией внутрибиблиотечного (межотдельского и внутриот-
дельского) значения.
Проверка завершается составлением акта с объяснительной
запиской и списком отсутствующих изданий.
10.4. Результаты проверки, зафиксированные в акте,
рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллеги-
альным органом по фондам. На основании решения акт о списании
передается на утверждение.
10.5. В случае превышения утвержденного норматива утраты
документов по неустановленным причинам (п.5.1.2. настоящей
Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разног-
ласиях акт передается учредителю.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во
взыскании убытков с них, то убытки о недостачи списываются на
уменьшение финансирования.
11. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА
ФОНДА
11.1. Организация работы с документами по учету библио-
течного фонда осуществляется по правилам ведения делопроиз-
водства (ГОСТ 6.30-97 "Унифицированная система организацион-
но-распорядительной документации. Требования к оформлению до-
кументов").
11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет,
подлежат постоянному хранению как документы строгой отчет-
ности.
11.3. Сроки хранения учетных документов, устанавливаются
в соответствии с правилами организации государственного архив-
ного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих
учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки
хранения.
--------------------------------------------------------------
Категория документов *) ¦ Сроки хранения
------------------------------------¦-------------------------
1 ¦ 2
------------------------------------¦-------------------------
Книги и ведомости учета библиотечно-¦Постоянно, до ликвидации
го фонда ¦библиотеки
------------------------------------¦-------------------------
Учетный каталог ¦Постоянно, до ликвидации
¦библиотеки
------------------------------------¦-------------------------
Описи инвентарных номеров ¦Постоянно, до ликвидации
¦библиотеки
------------------------------------¦-------------------------
Сопроводительные документы (наклад- ¦5 лет после проверки
ные, описи, счета, списки на посту- ¦фонда**)
пающую литературу) ¦
------------------------------------¦-------------------------
Акты на книги, журналы, брошюры и ¦ 5 лет
др. материалы, полученные без сопро-¦
водительного документа ¦
------------------------------------¦-------------------------
Заявления, докладные записки о полу-¦5 лет
чении в дар ¦
------------------------------------¦-------------------------
-----------------------------
*) В том числе на микроформах.
**) Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего
после завершения проверки библиотечного фонда.
--------------------------------------------------------------
Акты о покупке книг и др. документов¦Постоянно, до ликвидации
у частных лиц ¦библиотеки
------------------------------------¦-------------------------
Книги (тетради) учета изданий, при- ¦Постоянно, до ликвидации
нятых от читателей взамен утерянных ¦библиотеки
------------------------------------¦-------------------------
Акты на списание (исключение) про- ¦Постоянно, до ликвидации
изведений печати или других докумен-¦библиотеки
тов, акты проверки библиотечных фон-¦
дов, карточки учетного каталога на ¦
полностью выбывшую литературу ¦
--------------------------------------------------------------
11.4. По истечении сроков хранения учетные документы под-
лежат уничтожению в установленном порядке.
В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хра-
нения учетной документации библиотеки вправе пользоваться
услугами архивных служб.
11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может
быть перенесена на микроносители.
11.6. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно
проставленные номера, замена проставленных на изданиях и дру-
гих документах инвентарных номеров новыми при утере формы ин-
дивидуального учета, переписка регистрационных карточек на пе-
риодические и другие виды изданий и т.п.) производятся с раз-
решения должностного лица и документально оформляются (распо-
ряжением, служебной запиской и т.п.).
11.7. Утилизация АВД производится в соответствии с уста-
новленными правилами.
Приложение 1а
Образец листа книги суммарного учета библиотечного
фонда
Часть 1. Поступление в фонд*)
--------------------------------------------------------------
1. Дата записи
--------------------------------------------------------------
2. N записи по порядку
--------------------------------------------------------------
3. Источник поступления
--------------------------------------------------------------
4. N и/или дата сопроводительного документа
--------------------------------------------------------------
5. Экземпляров ¦ все ¦ П
----------------------------------------------¦-------¦-------
6. На сумму ¦ г ¦
----------------------------------------------¦-------¦-------
7. Названий ¦ О ¦ О
----------------------------------------------¦-------¦-------
8. Книги ¦из- ¦ П ¦ ¦ С
------------------------------------¦----¦----¦-------¦-------
9. Журналы ¦да- ¦ О ¦ В ¦
------------------------------------¦----¦----¦-------¦-------
10. Другие виды изданий ¦ния ¦ ¦ ¦ Т
------------------------------------¦----¦----¦-------¦-------
11. ¦ ¦ И ¦ Т ¦
------------------------------------¦----¦----¦-------¦-------
12. ¦ не ¦ Д ¦ О ¦ У
------------------------------------¦----¦----¦-------¦-------
13 ¦не ¦ М ¦ М ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
14 ¦книжные ¦ ¦ П
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
15 ¦документы¦ Ч ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
16 ¦ ¦ ¦ И ¦ И
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
17. Издания по отраслям знания*) ¦по содер-¦ С ¦
¦жанию ¦ ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
18. Художественная литература ¦ ¦ ¦ Л ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
19. На языке коренной национальности¦ ¦ ¦ Е ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
20 ¦языкам ¦ ¦
------------------------------------¦---------¦-------¦-------
21 ¦ ¦ ¦ ¦ О
------------------------------------------------------¦-------
22 ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
23. Расписка в приеме документов ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
Перенос: ¦ ¦ ¦
К переносу: ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
-------------------------------
*) Число граф можно быть увеличено по усмотрению библио-
теки.
**) Более подробно раскрытие фонда по отраслям знания мо-
жет осуществляться по усмотрению библиотеки.
Приложение 16
Образец листа книги суммарного учета
библиотечного фонда
Часть 2. Выбытие из фонда
----------------------------------¦---------------------------
1. Дата записи ¦
----------------------------------¦---------------------------
2. N акта ¦
----------------------------------¦--------------------¦------
3. Всего ¦ ¦ В
----------------------------------¦--------------------¦------
4. Ветхость ¦ ¦ По ¦
----------------------------------¦--------------¦-----¦------
5. Дефектность ¦ ¦при- ¦
----------------------------------¦--------------¦-----¦------
6. Устарелость ¦ ¦чинам¦ Ы
----------------------------------¦--------------¦-----¦------
7. Дублетность ¦ ¦ ¦
----------------------------------¦--------------¦-----¦------
8. Непрофильность ¦ ¦ ¦
----------------------------------¦--------------¦-----¦------
9. Утрата ¦ ¦ ¦ Б
-------------------------------------------------¦-----¦------
10. Передано ¦ ¦
-------------------------------------------------¦-----¦------
11. Продано ¦ ¦
-------------------------------------------------¦-----¦------
12. Сдано в макулатуру ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
13. ¦изда- ¦ По ¦ В ¦ Ы
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
14. Книги ¦ ния ¦ В ¦ Т ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
15. Журналы ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
16. Другие виды изданий ¦ ¦ ¦ О ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
17. ¦ не ¦ и ¦ М ¦ Л
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
18. ¦книж- ¦ д ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
19. ¦ ные ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
20. ¦доку- ¦ ¦ Ч ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦-----
21. ¦менты ¦ М ¦ И ¦ О
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
22. Издания по отраслям знания ¦ по ¦ И ¦ С ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
23. Художественная литература ¦содер-¦ Я ¦ Л ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
24. На языке коренной национальности жанию¦ К ¦ Е ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
25. ¦ ¦ а ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
26. ¦ ¦ м ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
27. ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
28. Расписка в приеме документов ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
28. Перенос: ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦-----¦------
29. К переносу: ¦ ¦ ¦ ¦
-----------------------------------¦------¦------¦------------
Приложение 1 в
Образец листа книги суммарного учета
библиотечного фонда
Часть 3. Итоги движения фонда
--------------------------------------------------------------
1. Всего ¦ ¦по ¦Итоги
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
2. ¦ ¦видам¦ движения
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
3. ¦из- ¦ ¦ фонда
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
4. Книги ¦да- ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
5. Журналы ¦ния ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
6. Другие виды изданий ¦не ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
7. ¦книж¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
8. ¦ные ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
9. ¦до- ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
10. ¦ку- ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
11. ¦мен-¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
12. Издания по отраслям знания ¦ ты ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
13. Художественная литература ¦по содерж.¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
14. На языке коренной национальности ¦и языкам ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
15. ¦ ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
16. ¦ ¦ ¦
---------------------------------------¦----¦-----¦-----------
Состоит на 19 ____ г.
Поступило на 19 ____ г.
Выбыло за 19____ г.
Состоит на 19 ___ г.
Приложение 2
Образец листа актового учета*)
Акт N ______ от _____________ 19 ____ г.
Поступило всего _________________ экз. с N _____ по N ___
--------------------------------------------------------------
Номер ¦Инвентар-¦Автор,¦Место ¦ Цена ¦Отмет-¦N акта ¦При-
записи в¦ный номер¦загла-¦и год ¦ ¦ка о ¦выбытия¦ме-
КСУБФ ¦ ¦вие, ¦издания¦ ¦про- ¦ ¦ча-
¦ ¦том, ¦ ¦ ¦верке ¦ ¦ние
¦ ¦часть,¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ выпуск¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
руб.¦коп.
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Приложение 3
Образец листа инвентарной книги
19 _____ г.
--------------------------------------------------------------
Дата ¦Номер¦Инвен-¦Автор,¦Место¦ Цена ¦Отмет-¦N акта ¦При-
записи¦запи-¦тарный¦загла-¦и год¦ ¦ка о ¦выбытия¦меча-
¦си в ¦номер ¦вие, ¦изда-¦ ¦про- ¦ ¦ние
¦КСУБФ¦ ¦том, ¦ния ¦ ¦верке ¦ ¦
¦ ¦ ¦часть,¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦выпуск¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
руб.¦коп.
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Приложение 4
Форма тетради учета книг и других документов,
принятых от читателей взамен утерянных
--------------------------------------------------------------
Дата¦Фамилия,¦Сведения об утерянных ¦Сведения о при-¦
¦инициалы¦книгах или других доку-¦нятых книгах ¦
¦читателя¦ментах ¦или других ¦
¦ ¦ ¦документах ¦
--------------------------------------------------------------
¦ ¦Инв.¦Ав- ¦ Цена ¦Отдел¦Ав- ¦Цена¦Отдел¦Расписка
¦ ¦N ¦тор,¦ ¦ ¦тор,¦ ¦ ¦читателя
¦ ¦ ¦заг-¦ ¦ ¦заг-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ла- ¦ ¦ ¦ла- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦вие,¦ ¦ ¦вие,¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦год ¦ ¦ ¦год ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦из- ¦ ¦ ¦из- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦да- ¦ ¦ ¦да- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
руб. коп. руб.коп.
--------------------------------------------------------------
------------------------------
*) По усмотрению библиотеки в формы листа акта и инвен-
тарной книги могут быть внесены дополнительные графы.
Приложение 5
Форма акта о приеме документов в библиотеку
Акт N ______
Настоящий акт составлен " ___ " _____ 19 ____ г.
--------------------------------------------------------------
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих
--------------------------------------------------------------
в составлении акта)
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
о приеме в библиотеку ________________________________________
(вид документа и от кого получено)
______________________________________________________________
в количестве _______________ экземпляров на общую сумму ______
______________________________________________________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается
Подписи _________________________________
(руководителя)
_______________________________________________
(сотрудника)
______________________________________________________________
(лица, сдавшего книги или другие документы)
Список книг или других документов к акту N ___________*
--------------------------------------------------------------
NN¦Автор, заглавие книги или ¦ Цена ¦Кол-во экз.¦Сумма
¦вид документа ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
руб.¦коп.
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
--------------------------------
* При небольшом количестве принимаемых книг (других доку-
ментов) перечень включается в текст самого акта.
Приложение 6
Форма акта о поступлении периодических изданий
в библиотеку
Акт N ________
Настоящий акт составлен " ____ " ___________ 19 ___ г.
______________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества, должности лиц,
______________________________________________________________
участвующих в составлении акта)
______________________________________________________________
______________________________________________________________
в том, что за 19 ____ г. в ___________________________________
(наименование структурного подраз-
деления библиотеки)
поступило _________ экземпляров журналов, комплектов газет
(ненужное зачеркнуть)
Подписи:*) __________________________
__________________________
__________________________
__________________________
------------------------------------
*) Акт подписывается руководителем структурного подразде-
ления библиотеки.
Приложение 7
Форма акта о недостаче документов в
поступившей партии
Акт N __________
" ____ " __________ 19 ___ г.
Настоящий акт составлен ______________________________________
(фамилии, имена, отчества лиц, участвующих
______________________________________________________________
в составлении акта)
в том, что при приеме партии книг (или других документов),
полученных от
______________________________________________________________
(наименование учреждения, от которого получены книги или
______________________________________________________________
другие документы)
______________________________________________________________
по _________________ N ______________________ от 19 ____ г.
Обнаружено:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Подписи:
Приложение 8
Форма акта об исключении из библиотечного фонда
документов длительного хранения
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов _____________________
Протокол N __________ (подпись лица, утвер-
от " __ " _____ 19__ г. дившего акт)
" __ " ____ 19__ г.
Акт N _______________
" ___ " ____ 19 __ г.
Настоящий акт составлен ______________________________________
(фамилии, имена, отчества лиц,
______________________________________________________________
участвующих в составлении акта)
______________________________________________________________
об исключении из фонда _______________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
" ___ " экземпляров __________________________________________
(указать вид документа)
на сумму ________ руб. По причине __________________________
(указать причину исключения)
Список выбывших ______________________________________________
(указать вид документа)
на " ___ " ____ листах прилагается.
Список по акту N ___________
______________________________________________________________
NN ¦Инвентарный¦Автор и¦ Цена ¦Коэф- ¦Коли-во ¦Стои-
¦номер ¦загла- ¦ ¦фициент¦экземпля-¦мость
¦ ¦вие, ¦ ¦перео- ¦ров ¦
¦ ¦год из-¦ ¦ценки ¦ ¦
¦ ¦дания ¦ ¦ ¦ ¦
_____________________________¦________________________________
руб. ¦коп.
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Члены комиссии:
Приложение 9
Форма акта об исключении из библиотечного
фонда документов временного хранения
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДЕНО
по сохранности фондов ________________________
Протокол N __________ (подпись лица, утвердив-
от " __ " ____ 19 __ г. шего акт)
" __ " ____ 19 __ г.
Акт N ________________
" ___ " _________ 19 __ г.
Настоящий акт составлен ______________________________________
(фамилии, имена, отчества, должности
лиц,
______________________________________________________________
участвующих в составлении акта)
______________________________________________________________
______________________________________________________________
об исключении из фонда _______________________________________
(указать вид документа)
" __ " экземпляров ___________________________________________
(указать вид документа)
временного хранения __________________________________________
в количестве __________ экз. По причине ______________________
(указать причину исключения)
Члены комиссии:
Приложение 10
Форма акта об исключении из фонда утерянных
читателями документов и приеме в фонд документов,
признанных равноценными
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов ____________________________
Протокол N _________ (подпись лица, утвердившего
от " ___ " ____ 19 г. акт)
" ___ " __________ 19 __ г.
Акт N _______________
" ___ " _______ 19 __ г.
Настоящий акт составлен ______________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности
лиц,
______________________________________________________________
участвующих в составлении акта)
______________________________________________________________
об исключении из библиотечного фонда _________________________
(наименование библиотеки или ее подразделения)
_________ экз. книг (других документов) на сумму _____________
по причине утери читателями и приеме взамен их ____ экз. книг
(других документов) на сумму _________________
Список книг (других документов) прилагается.
Подписи:
Список изданий и других документов к Акту N _________
--------------------------------------------------------------
Утеряны читателями ¦Заменены
--------------------------------------------------------------
Инв.N¦Автор, заг-¦ Цена ¦Инв.N¦Автор, ¦ Цена ¦Фами-
¦лавие, год ¦ ¦ ¦загла- ¦ ¦лия
¦издания ¦ ¦ ¦вие, ¦ ¦чита-
¦документа ¦ ¦ ¦год из-¦ ¦теля
¦ ¦ ¦ ¦дания ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ мента ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
руб.¦ коп руб.¦ коп.
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Приложение 11
Форма акта приема-передачи документов
из одной библиотеки в другую в порядке
книгообмена
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов ____________________________
Протокол N __________ (подпись лица, утвердившего
от " ___ " ____ 19 __ г. акт)
" ___ " ____ 19 __ г.
Акт N _____________________
" ___ " _____ 19 __ г.
Составлен настоящий акт в том, что ___________________________
(наименование передающей библиотеки)
передала в ___________________________________________________
(наименование библиотеки получателя)
приняла документы, отобранные представителем библиотеки ______
______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
На основании доверенности N _________ от ____________________
в количестве _________________________________________________
книг _________________ экз., АВД _____________________ экз.,
журналов, _____________ экз., газет _____________ комплектов.
Общей стоимостью _____________________________________________
(прописью) в том числе стоимость документов, состоящих на
бухгалтерском учете __________________________________________
(прописью)
Согласно прилагаемому списку документы сдал __________________
(подпись)
принял _________________
(подпись)
Список к Акту N __________________
--------------------------------------------------------------
NN¦Автор, ¦Место и¦Кол-во¦ Цена ¦Коэффи- ¦Стоимость
¦заглавие¦год из-¦экз. ¦ ¦циент пере-¦
¦ ¦дани ¦ ¦ ¦оценки ¦
--------------------------------------------------------------
¦ ¦ ¦ ¦руб. ¦ коп. ¦ ¦
--------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Приложение 12
Форма акта о проверке библиотечного фонда
Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ
по сохранности фондов _________________________________
Протокол N _________ (подпись лица, утвердившего акт)
от " __ " ___ 19 г.
Акт N _______________
" ___ " ______ 19 __ г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке
______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии *) __________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что нами в период с " ___ " ___
по " __ " _________ 19 __ г. была проведена проверка библио-
течного фонда ________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем ________________________________________________________
(указать способ проверки)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от __________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) _______________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между
предыдущей и настоящей проверками ____________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов
читателям ____________________________________________________
е)
ж)
----------------------------
*) В состав комиссии должны входить ответственные за
сохранность проверяемого фонда, бухгалтер или финансист.
В результате проверки документов и сверки контрольных тало-
нов*) с формами индивидуального учета, установлено:
1. По учетным документам числится:
______________________ экз. книг _________________________ АВД
2. Имеется в наличии:
______________________ экз. книг _________________________ АВД
3. Недостает: *)
______________________ экз. книг _________________________ АВД
на общую сумму ______________ руб. ____________________ коп.
(сумма прописью)
______________________________________________________________
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к
Акту.
4. Из выданных читателям до 19 ___ г. книг не возвращено _____
______________ экз.
до 19 _____ г. __________________ экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета ___
экз.
6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии
учетных документов, о недостающих документах, о задержанных
книгах и т.п.).
7. Предложения комиссии:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
_
Подписи:
Председатель комиссии ________________
Члены комиссии _______________________
_______________________
-----------------------------------
*) Если иные методы проверки, то указать какие.
**) К акту необходимо приложить Заключение комиссии по
сохранности фондов.
Приложение 13
Форма журнала учета процессов
размагничивания записей в библиотеке
--------------------------------------------------------------
Дата размагни-¦Инв.N ¦Автор, загла- ¦Причина ¦Фамилия,
чивания ¦документа¦вие, год изда-¦размагни-¦имя, отчест-
¦ ¦ния докумен- ¦чивания ¦во,
должность
¦ ¦та ¦ ¦лица, произ-
¦ ¦ ¦ ¦водившего
¦ ¦ ¦ ¦размагничи-
¦ ¦ ¦ ¦вание
--------------------------------------------------------------
